Guía para una campaña de email marketing 100% legal

Guía para una campaña de email marketing 100% legal

Ahora que se acercan las navidades, es el momento en que muchas empresas y profesionales se plantean la necesidad de comunicarse con sus clientes y potenciales clientes mediante el email marketing. Algunas herramientas, como Acumbamail, proporcionan soluciones eficaces para la gestión de los correos electrónicos y la configuración de los mensajes que queremos hacer llegar a nuestros contactos.

Pero hay que tener en cuenta una cosa: poner en marcha una campaña de email marketing no es solamente saber hacer llegar un mensaje adecuado, sino que hay algunas consideraciones legales fundamentales que tenemos que tener en cuenta antes de poder pulsar el botón de envío.

Recopilar y crear una base de datos de contactos, es una tarea relativamente sencilla. Lo que no lo es tanto, es conocer de que forma tenemos que recoger esa información para que nuestra base de datos sea 100% legal y no tengamos ningún problema a la hora de hacer nuestra campaña.

Vamos pues a ver, cuales son las consideraciones fundamentales que tenemos que tener en cuenta a la hora de crear nuestra base de datos y de gestionar adecuadamente una campaña de email marketing.

Sobre las bases de datos de contactos

  • Nunca debemos comprar una base de datos de contactos, pues no podemos tener ningún tipo de garantías ni sobre el origen ni de la obtención efectiva del consentimiento por parte de los usuarios que forman parte de ella.
  • En el mismo sentido, nunca debemos vender una base de datos. Cuando se recopiló la información que forma parte de la misma, los usuarios tuvieron que ser informados de cual era el destino y la finalidad de sus datos. Los usuarios dieron su consentimiento para el uso de sus datos personales para una finalidad concreta, que seguramente no incluía la venta de su información personal.
  • Obviamente, tampoco podemos regalarla. Los propietarios de la información que se incluye son todos y cada uno de los usuarios que integran esa base de datos, no nosotros. En caso de que se tuviera que ceder, esta cesión se llevaría a cabo en base a los criterios que la normativa relacionada (LOPD 15/1999 de 13 de diciembre), contempla.
  • No debemos asumir que una base de datos que hayamos creado durante una relación contractual o servicios con un cliente, puede ser usada para otro proyecto. Hemos visto antes que los datos son propiedad de los usuario que la integran y su creación y responsabilidad es del empleador que nos contrató o del cliente que nos encargó cierta campaña.
  • Aunque pueda parecer extraño, no debemos en ningún caso recopilar información para una base de datos de contacto en páginas web o redes sociales, ya que en ningún caso, se pueden garantizar los derechos de información y el consentimiento previo del usuario. La norma regula la figura de fuente accesible al público, como modo de recopilación de información sin ese consentimiento previo en casos muy concretos, que no incluyen las páginas web. Se ciñe a las páginas amarillas, el censo, los listados de los colegios profesionales y los medios de comunicación tradicionales como prensa, radio y televisión. Nada más.

Sobre las campañas de email marketing

  • El correo electrónico está considerado un dato personal, pues puede asignarse e identificar más o menos claramente a una persona física concreta.
  • Como tal dato personal, tenemos que tener consentimiento previo para tratarlo, siempre y cuando no se trate de un ámbito puramente privado. (Art. 6 LOPD)
  • El usuario tendrá en cualquier momento, el derecho a dejar de recibir comunicaciones y para eso, se ha de desarrollar un procedimiento sencillo que nos garantice que esa baja se ha llevado a cabo de forma correcta. (Art. 4, apartado 5 LOPD)
  • El consentimiento, tiene que venir precedido de una información básica a la hora de la recogida: quién somos, que vamos a hacer con esos datos, donde pueden ejercer los derechos los propietarios de esos datos personales. (Art. 5 LOPD)
  • Un paso previo para la recogida y gestión del tratamiento de datos es haber declarado ante la Agencia Española de Protección de Datos, que vamos a tener un fichero de datos personales con con sus finalidades previstas, sus cesiones, sus medidas de seguridad, etc. (Art. 26 LOPD)
  • Si la información la hemos recopilado de las llamadas fuentes accesibles al público, tal como hemos visto en el punto anterior referido a las consideraciones sobre las bases de datos, (Art. 3 LOPD): censo promocional, repertorios telefónicos, colegios profesionales o publicaciones oficiales (BOE, BOP, etc), existe la obligación de informar al usuario del origen la información y además, otorgar un plazo de treinta días para obtener el consentimiento para poder usar esa información. De todas formas, hemos de tener en cuenta los riesgos que suponen este tipo de envíos, ya que al no tener el consentimiento expreso y directo del usuario, este puede marcar como spam nuestros correos y hacer que nuestra dirección de correo entre automáticamente a formar parte de alguna lista negra, con lo cual nuestras posibilidades de comunicación futuras con posibles clientes, serán casi nulas.
  • Los datos obtenidos previamente a raíz de una relación profesional/comercial, estos pueden usarse en nuestros envíos, manteniendo siempre las garantías que la norma establece, hacía los usuarios en el tratamiento de su datos. (Art. 21, apartado 2 LSSICE)
  • Todas las comunicaciones comerciales comercial, deben incluir de forma clara y explícita la identificación del remitente, tal como recoge el artículo 20 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico.
  • La LSSICE regula en su artículo 21 que “Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas”. Es decir, si no hay consentimiento previo, no puede haber comunicación.

Como hemos podido ver, llevar a cabo una campaña de email marketing adecuadamente, no es solamente diseñar una buen imagen y un mensaje potente. Es también mostrar respeto y responsabilidad por la información que gestionamos y de la cual solo somos meros gestores.

Por tanto, a modo de resumen tendríamos que tener en cuenta lo siguiente antes de nuestra campaña de email marketing para navidad:

  • ¿Se han declarado los tratamiento de datos que gestiona los correos electrónicos de los usuarios ante la Agencia de Protección de Datos?
  • ¿La recogida de la información garantiza el derecho de información y el consentimiento previo para la gestión de esos datos?
  • Si hemos recopilado las direcciones de fuentes accesibles al público, ¿hemos otorgado al usuario el plazo suficiente para que nos de su consentimiento?.
  • ¿Está claramente identificado el remitente de los correos que enviamos y además se incluye un medio para que el usuario pueda dejar de recibir estas comunicaciones?

Cada datos que introducimos en nuestra base de datos, es una posibilidad más de incurrir en un error que nos puede resultar muy caro. Por eso es mejor que nos aseguremos siempre de que la información ha sido obtenida de forma leal y legal. Como en tantas otras ocasiones, querer crecer de forma rápida, puede ser una buena manera de equivocarnos y cometer un error muy grave.

José Manuel Sanz
Consultor LOPD – ISO 9001:2015
www.josemanuelsanz.es

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