Email marketing para eventos

Festivales, conferencias, foros, cursos, celebraciones… Hoy queremos hablarte del email marketing para eventos como herramienta de marketing directo.

Ventajas del email marketing
Ventajas del email marketing

Como hemos conversado antes, la publicidad por email es el nuevo marketing directo. El trabajo que antes costaba gran cantidad de recursos materiales y humanos, en envíos de impresos por correo postal y llamadas telefónicas, se ve ahora simplificado gracias al email marketing para eventos.

Antaño era complejo planificar la logística que implicaba organizar un evento: era mucho más difícil y costoso llegar a grandes audiencias. Ahora, la situación es otra. Herramientas para email marketing como Acumbamail somos vuestras aliadas para multiplicar un mensaje, en tan solo segundos, haciéndolo llegar a audiencias tan grandes como vuestras bases de datos… y con tan solo uno cuantos clics.

Este es un avance que, sobre todo, los organizadores de eventos pueden hoy agradecer. A la enorme cantidad de tareas que implica la organización de una actividad pública, se le pueden restar unas cuantas gracias al email marketing para eventos. Así, los envíos masivos de emails son un aliado para la promoción de eventos.

Te decimos más: sea cual sea el tamaño de tu empresa o marca, organizar un evento siempre puede ser parte importante de tu estrategia de marketing. ¿Por qué?

  • Te brinda la oportunidad de desvirtualizar a personas con las que quizás hasta el momento solo tenías contacto limitado.
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    Te permite conocer mejor a tus audiencias clave.

  • Es una actividad de Relaciones Públicas que puede traerte muchos beneficios: relaciones con Instituciones, aliados estratégicos, medios de comunicación, prensa, influenciadores, etc.
  • Impulsa tu marca (corporativa o personal) y le da mayor alcance.
  • Muchas veces, y según el objetivo que tengas y el tipo de evento que sea, es posible rentabilizar.
  • Un evento ahora no necesariamente tiene que ser presencial. También puedes compartir conocimientos o experiencias en foros, quedadas virtuales o webinars.
  • Ofrece experiencias a tus audiencias clave. (marketing experiencial)
  • Te permite llegar a muchas más personas.

Algunos eventos que puedes organizar: 

  • Grandes eventos como conciertos o festivales.
  • Sesiones de formación, cursos, webinars.
  • Foros temáticos especializados, conferencias.
  • Exposiciones profesionales o artísticas.
  • Galerías.
  • Degustaciones o demostraciones de producto, según la naturaleza de tu negocio.
  • Grupos de conversación e intercambio.
  • Eventos de networking.
  • Ruedas de prensa.
  • Eventos exclusivos para audiencias más específicas: influencers, ganadores de un determinado concurso, los clientes más fieles, tus trabajadores, etc.
  • Presentaciones de producto o nuevas piezas publicitarias.
  • Ventas de garage.
  • Jornadas de rebajas o descuentos.
  • Celebraciones corporativas: aniversarios, logros, etc.
  • Eventos de Responsabilidad Social Corporativa.
Estrategias para ganar nuevos suscriptores
Estrategias para ganar nuevos suscriptores

Mientras más personas estés considerando invitar, más utilidad le verás al email marketing para eventos porque te permitirá gestionar varios de los procesos de organización de forma automática y programada.

Etapas de la comunicación: 

  1. Pre evento: Lo primero es integrar el email marketing a los pasos previos de organización.
  • En esta etapa lo más importante es que puedas crear tu base de datos (lista de invitados); o, si ya la tienes, invertir tiempo en actualizarla, depurarla y prepararla para los envíos definitivos.
  • Tienes que considerar aquí actividades para ganar nuevos suscriptores, si tu objetivo es conseguir llegar a mayores audiencias.
  • Prepara una estrategia de segmentación para que envíes la información del evento solo a quienes sepas que estarán interesados y con mayor disposición.
  • Puedes ir calentando la comunicación anunciando en redes sociales y otros medios de comunicación que estás preparando una sorpresa para tus suscriptores e invitándolos a registrarse, si no lo han hecho, y a mantenerse atentos a las novedades.
  • Puedes ofrecer beneficios a quienes se suscriban, por ejemplo: descuentos, promociones, acceso a contenidos exclusivos, entrevistas especiales, participación especial, entradas gratis, etc.
  • Plantillas de email responsive
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    Es importante que estas campañas previas al evento incluyan toda la información del evento de forma clara y estar preparados para resolver todas las dudas que se puedan presentar a los suscriptores.

  • Debes mantener un lenguaje invitacional e incluir un call to action directo: ¨regístrate¨, ¨particípa¨, ¨compra tus entradas¨, ¨reserva tu asistencia¨, etc.
  • En esta etapa debes incluir varios envíos para recordar a tus suscriptores la existencia del evento e invitarlos a compartir la información. Esta es la parte más importante del marketing de eventos: ir promocionando ponentes o invitados especiales, los contenidos… lo más relevante de la jornada… para atraer la atención y obtener la mayor cantidad de asistencias confirmadas.
  • Crea también en esta etapa una landing page a la cual redirigir a tus suscriptores con toda la información del evento y en donde concretar la reserva o compra.
  • Un diseño atractivo y responsive no pueden faltar.
  • Puedes jugar en los asuntos con plazos temporales: ¨Tan solo un día para la preventa¨, ¨reserva en las próximas horas y obtendrás mayores beneficios¨, etc.
  • El envío de email marketing te permite conseguir conversiones directas y la confirmación de asistencia.

2. Durante el evento: El marketing de eventos no muere cuando estos comienzan. Aún tienes mucho que aprovechar.

  • Realiza un nuevo envío el mismo día del evento como recordatorio y forma de calentar los motores. Tus suscriptores lo agradecerán: les permitirá organizarse y les hará ilusión. Puedes aprovechar esta campaña si tienes que enviar un contenido que deban descargarse o revisar previamente.
  • No descuides la recepción de los asistentes. Es ideal que puedas confirmar quiénes asistieron en puerta e incluso tomar los datos de nuevos asistentes. Esta es una excelente forma de captar nuevos seguidores. Es una oportunidad que no puedes desperdiciar.
  • Una vez allí, es una buena forma de compartir datos de interés como: el programa del evento, invitarlos a registrarse en concursos o determinadas conferencias, contenidos extendidos, lugares cercanos para comer, la clave de la wifi, formas de participar, etc.
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3. Post evento: ¡No acaba el trabajo!

  • Un agradecimiento: siempre es importante agradecer a tus suscriptores. Envía una campaña dando las gracias y, si está en tus posibilidades, aportando algunos beneficios: descuentos en próximos eventos, ofertas exclusivas, contenidos especializados relacionados con la temática, acceso a nuevos cursos, ebooks, vídeos, fotografías personalizadas… las opciones son infinitas.
  • Puedes aprovechar esa campaña mailing para invitar a los asistentes a compartir sus experiencias en redes sociales, buscar y subir fotos, etc.
  • Otra opción interesante es incluir una encuesta de satisfacción. Este feedback será clave para que mejores la experiencia en el futuro.

Como consejo general, puedes acudir a la gamification como estrategia. Comparte la información de forma lúdica, haz concursos y permite a tus suscriptores divertirse en el proceso.

También puedes aprovechar el email marketing para eventos para conseguir información de tus suscriptores y mejorar tu base de datos.

A pesar de todas las etapas, procura hacer una buena segmentación y de aprovechar los envíos para cumplir varios objetivos a la vez. Encuentra la frecuencia ideal de envíos para no llegar a bombardear excesivamente a tus suscriptores.

Si tienes cualquier duda sobre email marketing para eventos, escríbenos. Y recuerda:

Tú creas el contenido. Nosotros lo enviamos.

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